Бот для запису клієнтів

Для кого

Салон, студія, стоматологія, автосервіс, школа танців, курси — усюди, де продається час спеціаліста, запис влаштований однаково. Клієнт пише або дзвонить, адміністратор дивиться в журнал, називає вікна, клієнт думає, вікно за цей час займають, усе спочатку. Один такий діалог триває кілька хвилин, і в них немає нічого, чого не міг би зробити список вільних годин на екрані.

Друга частина проблеми починається після запису. Людина записалась і забула. Адміністратор обдзвонює нагадування, хтось не бере слухавку, хтось не приходить, година простоює, а замість неї могли б прийняти іншого. Тут бот дає не «сучасність», а конкретну арифметику: підтвердження одразу після запису, нагадування напередодні з кнопкою перенести, і звільнене вікно, яке одразу знову видно наступному клієнту. Кожен із цих трьох кроків можна зробити руками, але жоден із них не робиться руками стабільно кожного дня протягом року.

Ця сторінка не про заміну адміністратора. Вона про те, щоб він займався людьми в залі, а не листуванням про вільні вікна: складні випадки, торг про час і постійних клієнтів усе одно веде людина, і робить це краще, коли не набирає паралельно десять однакових повідомлень.

Що входить

• Каталог послуг з тривалістю: бот пропонує тільки ті вікна, у які послуга справді поміщається.
• Вибір спеціаліста, якщо їх кілька, з окремим розкладом і переліком послуг у кожного.
• Підтвердження запису клієнту одразу, з датою, часом, іменем спеціаліста й адресою.
• Нагадування перед візитом і кнопки «підтвердити», «перенести», «скасувати» просто в діалозі.
• Автоматичне звільнення години після скасування, щоб її знову було видно іншим.
• Адмін-панель з розкладом, вихідними, перервами, ручним записом для тих, хто дзвонить, та історією клієнта: коли був востаннє й на що ходив.
• Заявки й записи у ваш Telegram або CRM, щоб журнал був один, а не два паралельні.
• Онлайн-оплата чи передоплата за візит, коли вона потрібна для дисципліни запису.

Як проходить робота

Спершу ми розбираємо ваш розклад так, як він реально працює: скільки триває кожна послуга, які є перерви, хто з майстрів що робить, чи можна записатись на сьогодні і за скільки годин закривається запис. Далі малюємо схему діалогу — від «записатись» до підтвердження — і узгоджуємо її з вами, разом із текстами нагадувань. Третій крок: тестовий бот, у якому ви записуєтесь самі, ламаєте сценарій навмисно й кажете, де він поводиться не так, як хотілось. Четвертий: запуск, перенесення реального розкладу, доступ адміністратору й пів години навчання. Окремо домовляємось про перший тиждень: бот працює паралельно зі звичним записом, адміністратор бачить обидва журнали й звіряє їх, і тільки після цього ручний варіант згортається. Так ніхто не втрачає клієнта через недовіру до нової системи, а ви отримуєте докази, що вона рахує години правильно. Ті самі кроки, з результатом кожного, розписані на головній.

Терміни й вартість

Бот із записом, підтвердженням, нагадуваннями й адмін-панеллю коштує 30 000 – 40 000 грн і запускається за 1–2 тижні. Якщо потрібні онлайн-оплата, передоплата чи передача записів у CRM, це 40 000 – 60 000 грн і близько двох тижнів. Далі витрати мінімальні: сервер, оформлений на вас, і за бажанням супровід розкладу за 2 000–4 000 грн/міс — для тих, хто не хоче самостійно вносити сезонні зміни в години роботи. На вартість найбільше впливає не кількість послуг, а складність правил запису: кілька спеціалістів, різна тривалість, передоплата, обмеження на перенесення. Салон з одним майстром і трьома послугами і клініка з сімома лікарями, різними кабінетами та обладнанням — це два різні проєкти за однакової назви. Тому кошторис ми рахуємо після того, як розклад описаний правилами, а не після першого дзвінка. Якщо потрібен орієнтир для рішення, рахуйте не години адміністратора, а зірвані візити: скільки записів на місяць зривається без попередження і скільки коштує порожня година у вашому розкладі. Обидві цифри є у вашому журналі вже сьогодні, і рішення краще ухвалювати за ними, а не за нашим переліком можливостей. Ту саму арифметику для сайту — що входить у ціну і що додається після запуску — ми звели в статтю про вартість сайту в 2026 році.

Чому Galychyna Technologies

Команду збираємо під задачу. Ми обʼєднали людей з провідних IT-компаній України і не тримаємо штат, який треба завантажувати роботою, тому ви платите за проєкт, а не за структуру навколо нього.

Ви спілкуєтесь напряму з розробником. Це особливо помітно на етапі розкладу, де більшість правок звучать як «у нас так не роблять»: їх треба обговорювати з тим, хто пише логіку, а не переказувати. Відповідь — максимум за добу.

Три місяці гарантійної підтримки після запуску. Перший сезон завжди виявляє випадки, яких не було в схемі: подвійне бронювання, святкові дні, майстер захворів. У цей період ми доводимо поведінку бота до того, як домовлялись. За ці ж місяці стає видно, скільки записів бот приймає поза робочими годинами, — цифру варто порівняти з вартістю проєкту, коли вирішуватимете, чи він себе виправдав.